Modelo de Comunicación según PMBOK
La gestión de las comunicaciones en proyectos, según la guía PMBOK del PMI (2017), se fundamenta en estructurar los procesos y herramientas necesarios para asegurar que la información relevante fluya de manera eficiente, clara y oportuna entre todos los interesados y participantes, impactando directamente en la calidad y el éxito del proyecto.
Fundamentos del Modelo PMBOK
De acuerdo con el PMI (2017) el modelo de comunicación del PMBOK se basa en la identificación sistemática de:
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Quién necesita qué información.
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Cuándo y cómo la necesita.
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Por qué es relevante esa información para el receptor.
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Quién es responsable de generarla, distribuirla y asegurar su comprensión
Esto se alinea con Bruegge y Dutoit (2002) y Bruegge y Dutoit (2010), que enfatizan que el modelo de comunicación en proyectos es multidireccional (vertical, horizontal, interna, externa, formal, informal, escrita, verbal) y debe gestionarse tanto de forma planificada como para eventos imprevistos.
Ciclo de la Comunicación según PMBOK
Se compone de los siguiente procesos básicos (PMI 2017):
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Planificar la gestión de las comunicaciones
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Identificar los stakeholders y sus necesidades de información.
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Definir canales, medios, frecuencia, formatos y responsables. Ver Fundamentos de Comunicaciones en Proyectos.
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Elaborar el plan de comunicaciones, alineado con los objetivos del proyecto.
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Gestionar y distribuir la información
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Implementar los medios definidos: reuniones, informes, tableros, plataformas colaborativas, correos, presentaciones. Ver Fundamentos de Comunicaciones en Proyectos.
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Propiciar la retroalimentación, aclaración de dudas y verificación de la comprensión, evitando malas interpretaciones que puedan derivar en riesgos o retrasos.
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Adaptar el mensaje al lenguaje y nivel de detalle requerido por cada stakeholder (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
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Monitorear y controlar las comunicaciones
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Supervisar la efectividad de la comunicación: cumplimiento de lo planificado y satisfacción de los interesados.
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Identificar barreras, interferencias o “ruido” y tomar acciones correctivas.
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Registrar lecciones aprendidas respecto a los canales, frecuencia y procesos.
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Mecanismos y Herramientas
El modelo promueve el uso de mecanismos sincrónicos (reuniones presenciales/virtuales, videollamadas, presentaciones) y asincrónicos (correo electrónico, plataformas colaborativas, wikis, tableros de anuncios), seleccionando según la naturaleza del mensaje y los destinatarios Ver Fundamentos de Comunicaciones en Proyectos.
La formalización de documentos clave y minutas, así como el registro y trazabilidad de las decisiones, es esencial para auditar y mejorar los procesos comunicacionales (Bruegge y Dutoit, 2002; Bruegge y Dutoit, 2010).
Recomendaciones para la implementación
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La gestión de las comunicaciones debe estar presente desde el inicio y mantenerse durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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La adaptación cultural y organizacional es crucial: la mejor herramienta es la que usan y entienden efectivamente los equipos.
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Una comunicación exitosa reduce riesgos, promueve alineación y es indicador de madurez en la gestión de proyectos.